Mitarbeiter/in Referenten- und Teilnehmermanagement

Wir suchen für den Bereich Kongressorganisation (PCO) ab sofort eine/n Mitarbeiter/in Referenten- und Teilnehmermanagement für 40 Stunden/Woche.

Was Sie von uns erwarten können

  • Professionalität und Perspektive: branchenübliche Arbeitszeiten und eigenverantwortliches Arbeiten
  • Charaktere und Teamwork: nette Kollegen, die zuverlässig im Team zusammenarbeiten
  • Backsteine und Kunst: angenehme Arbeitsatmosphäre im Industriedenkmal Umspannwerk Ost
  • Sport und Gesundheit: kostenlose Mitgliedschaft im Urban Sports Club
  • Koffein und Vitamine: eine fleißige Espressomaschine und ein immer gefüllter Obstkorb
  • Wissen und Unterhaltung: eine eigene Bibliothek mit Fachliteratur und zahllosen Krimis

AUFGABEN

Programm- und Referentenmanagement

  • Planung der Programmstruktur mit Partnern, Unterstützern und Kunden
  • Erfassung und Verwaltung der Programm- und Referentendaten in einer MS-Access Datenbank
  • Persönliche Kommunikation mit Vertretern aus allen Entscheiderebenen der deutschen Gesundheitspolitik und Gesundheitswirtschaft
  • Budgetierung und Koordination des Reisemanagements der Referenten
  • Beantragen von Zertifizierungen (ärztliche Fortbildung) von Veranstaltungen
  • Nachbereitung des Auftritts und Reisekostenabrechnung

Teilnehmermanagement

  • Teilnehmerregistrierung, Rechnungs- und Mahnwesen in einer MS-Access Datenbank
  • Betreuung der Kongresshotline und Servicemailadressen
  • wöchentliches Controlling der Kongressentwicklung und Erstellung der Teilnehmerabrechnung
  • Nachbereitung der Teilnahme und Auswertung des Kongresses (Teilnehmerstruktur, Marketingmaßnahmen, etc.)

Programmredaktion und Marketing

  • Erstellung und Redaktion von Online- und Druckmedien (Programme, Tagungsunterlagen) in
  • Zusammenarbeit mit externen Grafikern und Webdesignern
  • Produktion und Versand von Druckmedien in Zusammenarbeit mit Druckerei und Lettershop
  • Betreuung von Kongresswebseiten über TYPO3 und php
  • Newsletteraussand in Kongresszielgruppen
Weitere Aufgaben

  • Persönliche Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern zur Abstimmung kongressrelevanter Abläufe
  • Planung und Buchung von Übernachtungskontingenten für Teilnehmer und Referenten
  • Produktion der Akkreditierungsunterlagen für Teilnehmer und Referenten
  • Betreuung der Veranstaltungen am Kongressort: Teilnehmer- und Referentenbetreuung, Ausgabe Tagungsunterlagen, Organisation Aufbau und Ablauf Counter

PROFIL
  • mindestens drei Jahre Berufserfahrung in der Veranstaltungsorganisation
  • ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift
  • sicheres, serviceorientiertes Auftreten
  • selbständiger, lösungsorientier und strukturierter Arbeitsstil
  • sehr guter Umgang mit dem MS-Office-Paket
  • sehr gute Deutschkenntnisse

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen unter dem Stichwort „Bewerbung Kongresse“ an Susanne Brückner unter brueckner@agentur-wok.de.

Agentur WOK GmbH, Palisadenstraße 48, 10243 Berlin

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